روش اجرایی فرآیند کنترل مدارک و مستندات
در یک سازمان یا شرکت، کنترل مدارک و مستندات نقش بسیار حیاتی ایفا میکند، چرا که این فرآیند تضمین میکند که تمامی اسناد، اطلاعات، و مدارک مربوط به فعالیتها، فرآیندها، و سیستمها، بهطور منظم، صحیح، و قابل اعتماد نگهداری میشوند. در ادامه، به صورت کامل و جامع، روش اجرایی این فرآیند را شرح میدهم، تا بتوانید درک عمیقی از چگونگی انجام آن داشته باشید و هر مرحله را به درستی پیادهسازی کنید.
۱. شناخت و تعریف مدارک و مستندات
قبل از شروع هر فرآیند، اولین گام، شناخت و تعریف کامل مدارک و مستندات است. این شامل تعیین نوع مدارک، اهمیت، و سطح حساسیت آنها میباشد. مدارک ممکن است شامل اسناد سیاستها، روشها، استانداردها، دستورالعملها، فرمها، گزارشها، و سوابق باشد. در این مرحله، باید دستهبندی و طبقهبندی مدارک بر اساس نوع، موضوع، و کاربرد صورت گیرد. همچنین، نیاز است که هر مدرک، شمارهگذاری منظم و واضح داشته باشد تا در آینده، قابلیت پیگیری و بازیابی آسانتر شود.
۲. تدوین سیاستها و رویههای کنترل مدارک
در این مرحله، سیاستها و رویههای مربوط به کنترل مدارک و مستندات تدوین میشود. این سیاستها باید شامل اصول کلی، اهداف، مسئولیتها، و روشهای اجرا باشد. برای نمونه، باید مشخص شود که چه کسانی مسئولیت نگهداری و بروزرسانی مدارک را دارند، چه فرآیندهایی برای تایید و اصلاح مدارک وجود دارد، و چه مدت زمانی برای نگهداری هر نوع مدرک تعیین میشود. این سیاستها باید در قالب دستورالعملهای قابل اجرا، به تمامی کارکنان اطلاعرسانی شوند.
۳. تهیه و تدوین مدارک و مستندات
در این مرحله، مدارک و مستندات بر اساس نیازهای سازمان، تدوین و تهیه میشوند. این فرآیند باید با دقت و صحت انجام گیرد، بهطوری که اسناد، طبق استانداردهای تعیین شده، کامل، واضح، و قابل فهم باشند. نکته مهم این است که باید از نگارش مبهم یا ناقص جلوگیری شود، زیرا این موارد میتواند در آینده منجر به خطا یا سوءتفاهم گردد. همچنین، در تهیه مدارک، باید نسخههای اولیه، نمونهها، و نمونههای آزمایشی مورد بررسی قرار گیرند تا اطمینان حاصل شود که تمامی نیازهای سازمان برآورده شده است.
۴. تصویب و تایید مدارک
پس از تهیه، مدارک نیازمند تصویب و تایید نهایی هستند. این فرآیند معمولاً توسط مسئولین مربوطه، مانند مدیران، کارشناسان فنی، یا مدیر کنترل کیفیت، انجام میشود. در این مرحله، مدارک بررسی میشوند تا مطابقت با استانداردها، سیاستها، و نیازهای سازمان را تضمین کنند. علاوه بر این، باید اطمینان حاصل شود که مدارک، بهروز هستند و با تغییرات جدید، اصلاح شدهاند. پس از تایید، مدارک آماده برای انتشار و اجرایی شدن میگردند.
۵. توزیع و انتشار مدارک
توزیع و انتشار مدارک بخش مهمی از فرآیند کنترل است. این مرحله، شامل ارسال نسخههای اصلی و نسخههای معتبر به بخشهای مختلف سازمان، و اطمینان از دسترسی آسان کارکنان به مدارک است. در این راستا، باید از روشهای مؤثر و امن، مانند سیستمهای الکترونیکی، فایلهای بهروز، و کتابخانههای دیجیتال، استفاده شود. این امر، علاوه بر افزایش سرعت دسترسی، اطمینان میدهد که نسخههای قدیمی یا منقضی، حذف و جایگزین نسخههای جدید شوند.
۶. نگهداری و حفاظت مدارک
مدارک باید در محیطهای امن و مناسب نگهداری شوند. این محیطها باید مقاوم در برابر آتشسوزی، سیل، سرقت، و آسیبهای فیزیکی باشند. همچنین، باید سیاستهایی برای حفاظت دیجیتال، مانند کپیبرداری منظم، نسخههای پشتیبان، و دسترسی محدود، تدوین و اجرا شوند. هدف از این اقدامات، حفظ سلامت و امنیت مدارک، و جلوگیری از هرگونه سوءاستفاده، حذف، یا گم شدن است.
۷. بروزرسانی و اصلاح مدارک
در طول زمان، نیاز است که مدارک، بر اساس تغییرات در فرآیندها، استانداردها، یا سیاستهای سازمان، بروزرسانی شوند. این فرآیند باید به صورت منظم و مستمر انجام گیرد. هرگونه اصلاح باید با رعایت اصول کنترل نسخهها، ثبت تغییرات، و تایید مجدد، صورت گیرد. همچنین، باید اطلاعرسانی مناسب به تمامی کاربران و کارکنان انجام شود، تا از استفاده از نسخههای قدیمی یا منقضی جلوگیری گردد.
۸. کنترل نسخهها و ثبت سوابق
یکی از مهمترین بخشهای فرآیند کنترل مدارک، مدیریت نسخهها و ثبت سوابق است. هر تغییر، اصلاح، یا بروزرسانی باید در سیستم ثبت و مستندسازی شود. این کار، امکان پیگیری تاریخچه تغییرات، و بازگرداندن به نسخههای قبلی در صورت نیاز را فراهم میسازد. در این راستا، باید از نرمافزارهای مدیریت مستندات و سیستمهای ثبت تغییرات استفاده کرد، و دسترسی به این سوابق، محدود و کنترل شده باشد.
۹. ارزیابی و بررسی مستمر
برای اطمینان از اینکه فرآیند کنترل مدارک، به درستی انجام میشود، باید ارزیابیهای منظم و بررسیهای داخلی صورت گیرد. این ارزیابیها، شامل بررسی تطابق با سیاستها، صحت و کامل بودن مدارک، و اثربخشی سیستم کنترل، میباشند. در صورت شناسایی نقصها یا ضعفها، باید اقدامات اصلاحی و بهبود مستمر صورت گیرد.
۱۰. آموزش و آگاهی کارکنان
در نهایت، آموزش کارکنان نقش کلیدی در موفقیت فرآیند کنترل مدارک دارد. تمامی کارکنان باید در مورد اهمیت، روشهای کنترل، و مسئولیتهایشان آموزش ببینند. این آموزشها باید مداوم و بروزرسانی شده باشند، تا سطح آگاهی و رعایت استانداردهای لازم، حفظ گردد. همچنین، باید فرهنگ سازمانی حاکی از اهمیت کنترل و مدیریت مدارک در تمامی سطوح ترویج یابد.
---
در نتیجه،
روش اجرایی فرآیند کنترل مدارک و مستندات
نیازمند برنامهریزی دقیق، رعایت استانداردها، و پیروی از رویههای مشخص است. این فرآیند، نه تنها، سلامت و اعتبار اطلاعات سازمان را تضمین میکند، بلکه، نقش مهمی در بهبود کیفیت، کاهش خطاها، و افزایش بهرهوری دارد. بنابراین، سازمانها باید به صورت مستمر، سیستمهای کنترل مدارک خود را ارزیابی کرده و در جهت بهبود آنها تلاش نمایند، زیرا این امر، در نهایت، منجر به اثربخشی سازمان و تحقق اهداف استراتژیک میگردد.روش اجرایی فرآیند کنترل مدارک و مستندات
توضیحات:
روش اجرایی فرآیند کنترل مدارک در شرکت های خصوصی و کارخانجات، در قالب فایل Word.
هدف از تدوين اين روش اجرائي ، استقرار و برپايي سيستمي به منظور حصول اطمينان از جاري بودن مدارك و مستندات تحت كنترل و معتبر در سازمان از طريق تعريف كنترل هاي مورد نياز زير مي باشد:
• الف) تصويب مدارک از نظر تناسب و كفايت آنها پيش از انتشار
• ب) بازنگري و بروزآوري ( برحسب نياز ) و تصويب مجدد مدارک
• ج) حصول اطمينان از مشخص شدن تغييرات و وضعيت ويرايش جاري مدارک
• د) حصول اطمينان از در دسترس بودن ويرايش هاي معتبر مدارک در مكان استفاده
• ه) حصول اطمينان از خوانا و قابل تشخيص باقي ماندن مدارک
• و) حصول اطمينان از شناسائي مدارک با منشاء برون سازماني و تحت كنترل بودن توزيع آنها
• ی) پيشگيري از استفاده سهوي مدارک غير معتبر (منسوخ شده)
2- دامنه كاربرد
اين روش اجرائي برای كنترل كليه مدارک مبتنی بر استانداردهای IMS شامل سيستم مديريت كيفيت ، ایمنی و بهداشت شغلی و محیط زیست در شرکت ...................................كاربرد دارد .
3- مدارك مرجع و مرتبط
3-1- مدارک مرجع :
- استانداردهای بین الملی ISO 9001 , ISO 14001 , ISO 45001
3-2- مدارک مرتبط :
- روش اجرایی کنترل سوابق QAPR 06
4- تعاريف و اختصارات
مستندات : مجموعه اي از مدارك، مشخصات و سوابق را مستندات می نامند.
مدرك : داده هاي معنادار و رسانه آن ، مانند مشخصات ، نقشه، استاندارد
یادآوري: رسانه ممکن است کاغذ، دیسک مغناطیسی، الکترونیکی یا نوري براي رایانه ها، عکس یا نمونه مرجع یا ترکیبی از آنها باشد.
خط مشی : عبارت است از مقاصد و جهت گیري کلی یک سازمان نسبت به مقوله مورد نظر اعم از کیفیت، محیط زیست و ایمنی و بهداشت شغلی که رسماً توسط مدیریت ارشد اعلام می گردد.
نظامنامه سیستم مدیریت کیفیت : مدرکی که کلیات سیستم IMS را توصیف کرده و چگونگی رعایت الزامات استانداردهای
ISO 9001 ,ISO 45001 ,ISO 14001 و سایر الزامات سازمانی را مشخص می نماید.
سیستم مدیریت یکپارچه : (IMS) یک سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) تمام جنبههای سیستمهای سازمانی، از جمله فرآیندها و استانداردهای سازمان را در یک سیستم هوشمند، ترکیب میکند.
فرآیند : مجموعه فعالیتهاي مرتبط به هم یا متعامل، که با صرف منابعی دروندادها(ورودي) را به بروندادها(خروجی) تبدیل میکند.
روش اجرایی : طریقه مشخص شده اي است براي اجراي یک فرآیند.
دستورالعمل : سندي است که جزئیات انجام یک کار مشخص را بصورت مرحله به مرحله براي انجام دهنده کار تشریح میکند.
استاندارد : معیارها ، مبانی ، شاخص ها و اصول کلی که مقبولیت جهانی یا منطقه اي یا ملیّ یا شرکتی دارند.
مدارك فنی : مدارك فنی شامل نقشه ها و مستنداتی میباشند که در آنها مشخصه هاي فنی قید شده است.
مدارک مرتبط : شامل مدارکی که به صورت پایین دستی یا در سطح مدرک مذکور می باشند
مدارک مرجع : شامل استانداردها یا مدارک بالادستی می باشد
شناسنامه فرایند : نوعی نمودار بصری است که اجزای کلیدی یک فرآیند را از ابتدا تا انتها به تصویر میکشد. این نمودار به وضوح نشان میدهد که چه کسانی(تامینکنندگان) چه چیزهایی(ورودیها) را به فرآیند ارائه میدهند، چه کاری در فرآیند انجام میشود(فرآیند)، چه چیزی از فرآیند به دست میآید(خروجیها) و چه کسانی از نتایج فرآیند بهرهمند میشوند (مشتریان).
نقشه فرایند : نوعی ابزار مدیریت و برنامهریزی است که برای ترسیم فرآیندها و جریان کارها مورد استفاده قرار میگیرد
آیین نامه : آییننامه به قوانین و مقرراتی گفته میشود که توسط مقامات ارشد سازمان وضع و در معرض اجرا قرار میگیرند
نمودار سازمانی : یک نمودار سلسله مراتبی از جایگاهها و مشاغل موجود در سازمان و ارتباط میان آنها می باشد
سوابق : آن دسته از عناصر سیستم کیفیت هستند که اثبات کننده فعالیتهای انجام شده و یا نتایج حاصله میباشند. سوابق کیفیت معمولاً در حین انجام فعالیتها بوجود می آیند.
مدارک برون سازمانی : مدركي كه تهيه، تائيد و تصويب آن توسط پرسنل صورت نميپذيرد و شرکت حق تغيير آنها را ندارد. مانند مدارک ارسالی مشتری و قوانین و الزامات محیط زیستی و ایمنی و بهداشت
برای دانلود اینجا کلیک فرمایید
برای دانلود کردن به لینک بالای کلیک کرده تا از سایت اصلی دانلود فرمایید.